Title: Для службового користування
Author: Шкаула
Last saved by: ДОДТЛ-48560

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Служби безпеки України
03 червня 2026 року № 204
Інструкція про порядок складання та подання звітів про 
стан забезпечення охорони державної таємниці 
І. Загальні положення
1. Ця Інструкція визначає єдиний порядок складання та подання звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці (додаток 1) (далі – Звіт), структуру пояснювальної записки до Звіту та порядок її заповнення (додаток 2), узагальненого звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці 
(додаток 3) (далі – Узагальнений звіт) та структуру пояснювальної записки до Узагальненого звіту та порядок її заповнення (додаток 4).
2. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України “Про державну таємницю”, “Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах”, Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 (далі – Порядок 939).
ІІ. Порядок оформлення, подання Звіту 
та пояснювальної записки до нього
1.	Звіт складається органами законодавчої, виконавчої та судової влади, органами прокуратури України, консультативними, дорадчими допоміжними органами і службами, утвореними Президентом України, іншими державними органами, Верховною Радою Автономної Республіки Крим, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, що провадять діяльність, пов’язану з державною таємницею (далі – підприємства, установи, організації), станом на 31 грудня звітного року у Microsoft Excel, формат XLS.
Підприємства, установи, організації, режимно-секретні органи (далі – РСО) яких ліквідовані, з 01 січня до 31 грудня звітного року (далі – звітний період) складають Звіт за період з 01 січня звітного року до дати ліквідації РСО підприємства, установи, організації.
Підприємства, установи, організації, яким спеціальний дозвіл на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею (далі – спеціальний дозвіл), надано вперше протягом звітного періоду (у тому числі наприкінці звітного періоду), складають Звіт за період з дати початку провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, до 31 грудня звітного року.
2. Пояснювальна записка до Звіту складається у Microsoft Word, формат RTF.
3. Організація робіт, пов’язаних із складанням Звіту, покладається 
на керівника підприємства, установи, організації.
Звіт і пояснювальна записка до нього складаються РСО або працівником, 
на якого покладено обов’язки щодо забезпечення режиму секретності, із залученням за рішенням керівника підприємства, установи, організації інших працівників. 
Звіт і пояснювальна записка до нього підписуються керівником підприємства, установи, організації та начальником РСО або працівником, 
на якого покладено обов’язки щодо забезпечення режиму секретності.
4. Заповнена форма Звіту разом із пояснювальною запискою до нього щороку до 15 лютого за супровідним листом надсилаються підприємствами, установами, організаціями до органу Служби безпеки України (далі – СБУ), яким надано зазначеним підприємствам, установам, організаціям спеціальний дозвіл, а також підприємству, установі, організації вищого рівня та/або замовнику робіт, пов’язаних з державною таємницею.
У разі, якщо у підприємства, установи, організації є декілька замовників  робіт, пов’язаних з державною таємницею Звіт та пояснювальна записка 
до нього надсилаються до кожного з них у частині, що стосується робіт, 
які проводяться на їх замовлення.
Підприємствами, установами, організаціями, РСО яких ліквідовані, 
у період з 01 січня до 31 грудня звітного року до супровідного листа також додається копія акта ліквідації РСО.
1.	На період дії в Україні або окремих її місцевостях правового режиму воєнного стану у разі неможливості підприємствами, установами, організаціями, що перебувають на територіях, на яких ведуться бойові дії, підготувати Звіт 
та пояснювальну записку до нього такий Звіт, пояснювальна записка складаються підприємством, установою, організацією вищого рівня або замовником робіт, пов’язаних із державною таємницею, та у порядку, визначеному пунктом 4 цього розділу, надсилаються до органу СБУ, який надав спеціальний дозвіл підприємствам, установам, організаціям, що перебувають на територіях, на яких ведуться бойові дії (перелік таких територій формується в порядку, встановленому законодавством України).
ІІІ. Порядок складання, подання Узагальненого звіту та пояснювальної записки до нього
1.	Узагальнений звіт складається у Microsoft Excel, формат XLS:
підприємствами, установами, організаціями вищого рівня шляхом узагальнення звітів підприємств, установ, організацій, які належать до сфери 
їх управління чи відання, діяльність яких координується та спрямовується;
замовниками робіт, пов’язаних із державною таємницею, шляхом узагальнення звітів підприємств, установ, організацій, які є виконавцями секретних робіт;
органами СБУ шляхом узагальнення звітів підприємств, установ, організацій, які перебувають у сфері здійснення їх повноважень.
2. Пояснювальна записка до Узагальненого звіту складається у Microsoft Word, формат RTF.
3. Організація робіт, пов’язаних із складанням Узагальненого звіту, покладається на керівника відповідного підприємства, установи, організації вищого рівня, замовника робіт, пов’язаних із державною таємницею, органу СБУ.
4. Заповнена форма Узагальненого звіту разом з пояснювальною запискою за супровідним листом надсилаються до Департаменту охорони державної таємниці та ліцензування СБУ:
органами СБУ– щороку до 15 березня;
підприємствами, установами, організаціями вищого рівня, замовниками робіт, пов’язаних із державною таємницею, – за письмовим запитом органу СБУ у місячний строк.
До супровідного листа додається машинний носій інформації, на якому містяться файл Звіту у форматі XLS, файл пояснювальної записки до Звіту 
у форматі RTF, узагальнені звітні дані підприємств, установ, організацій, підготовлені з використанням окремо розробленого програмного засобу (тільки для органів СБУ).
Начальник Департаменту охорони
державної таємниці та ліцензування
полковник                                                                                      Олег ХРАМОВ