Спеціально уповноваженим державним органом у сфері забезпечення охорони державної таємниці є Служба безпеки України.

Державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації (далі – підприємства, установи, організації) мають право провадити діяльність, пов’язану з державною таємницею, за умови надання їм відповідного спеціального дозволу на провадження такої діяльності.

Процедура і перелік документів для направлення до органів 

СБ України з метою отримання підприємством, установою і організацією спеціального дозволу на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, визначені статтею 20 Закону України „Про державну таємницю” (далі – Закон) та Порядком організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 № 939 (далі – Порядок-939).

Спеціальний дозвіл надається органами СБУ підприємствам, установам, організаціям за умови, що вони:

провадять або планують провадити діяльність, пов’язану з державною таємницею, відповідно до повноважень, державних завдань, програм, замовлень, договорів (контрактів);

мають режимні приміщення та сховища матеріальних носіїв секретної інформації, які відповідають вимогам до забезпечення режиму секретності, виключають можливість доступу до них сторонніх осіб (тобто таких осіб, що не мають наданого в установленому порядку доступу до матеріальних носіїв секретної інформації) та гарантують збереження таких матеріальних носіїв;

дотримуються передбачених законодавством вимог щодо забезпечення режиму секретності під час проведення секретних робіт і здійснення заходів, пов’язаних з використанням секретної інформації, а також порядку допуску та доступу осіб до державної таємниці, прийому іноземних громадян та іноземних делегацій, здійснення технічного та криптографічного захисту секретної інформації;

мають режимно-секретний орган (далі – РСО) або режим секретності забезпечується його керівником чи працівником, призначеним для цього наказом керівника підприємства, установи, організації.

Утворення, реорганізація чи ліквідація РСО здійснюється за попереднім погодженням з підприємствами, установами, організаціями вищого рівня або замовниками секретних робіт та органом СБУ. У своїй діяльності РСО взаємодіють з органом СБУ та РСО підприємств, установ, організацій вищого рівня або замовників секретних робіт.

До складу РСО входять підрозділи режиму, криптографічного, технічного захисту інформації, секретного діловодства та інші підрозділи, що безпосередньо забезпечують охорону державної таємниці, залежно від специфіки діяльності державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації.

Для розгляду питання щодо погодження створення РСО керівник підприємства, установи, організації, до повноважень якого належить право прийняття такого рішення, подає органу СБУ вмотивований запит, у якому викладаються відомості про підпорядкованість РСО, його організаційно-штатну структуру, чисельність працівників підприємства, установи, організації, яким планується надати допуск до державної таємниці, характер секретних робіт, характеристику відомостей (ступені секретності, статті Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, затвердженого наказом СБ України від 12.08.2005 № 440 (далі – ЗВДТ), які планується обробляти в ході провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею.

Призначення осіб на посади заступників керівників підприємств, установ, організацій з питань режиму, начальників РСО та їх заступників, а також видання наказу про покладення на окремого працівника обов’язків щодо забезпечення режиму секретності здійснюється після погодження з органами СБУ та РСО підприємств, установ, організацій вищого рівня або підприємств, установ, організацій, що є замовниками секретних робіт.

Для розгляду питання про погодження призначення осіб на посади заступників керівників підприємств, установ, організацій з питань режиму, начальників РСО та їх заступників до органу СБУ подається підписаний керівником підприємства, установи, організації вмотивований запит, у якому роз’яснюються питання щодо необхідності призначення особи на таку посаду, викладаються відомості про попереднє погодження цієї кандидатури з РСО підприємства, установи, організації вищого рівня або замовника секретних робіт. У запиті також викладаються відомості про наявність на підприємстві, в установі, організації спеціального дозволу на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, строк його дії та встановлену категорію режиму секретності.

До вмотивованого запиту додаються:

копія документа, який містить інформацію про функціональні обов’язки, що передбачені за посадою, призначення на яку погоджується (у разі погодження покладення на працівника підприємства, установи, організації обов’язків щодо забезпечення режиму секретності також надсилаються копії документів, які містять інформацію про функціональні обов’язки за основною посадою);

анкета для погодження призначення на посаду заступника керівника установи з питань режиму, начальника або заступника начальника РСО за формою згідно з додатком 3 до Порядку-939, яка заповнюється і підписується особою, засвідчується підписом посадової особи підрозділу кадрового забезпечення та РСО і скріплюється печаткою РСО.

Для отримання спеціального дозволу підприємство, установа, організація подає органу СБУ заявку, в якій зазначаються:

• найменування підприємства, установи, організації
• найменування підприємства, установи, організації, яке координує та спрямовує або до сфери управління чи відання якого належить підприємство, установа, організація, якому надається спеціальний дозвіл
• організаційно-правова форма
• місцезнаходження підприємства, установи, організації, приміщень РСО та інших режимних приміщень (зон, територій), визначених для постійного зберігання матеріальних носіїв секретної інформації
• підстави для отримання спеціального дозволу (обґрунтування)

До заявки додається акт перевірки стану режиму секретності на підприємстві, в установі, організації.

Для проведення перевірки стану режиму секретності на підприємстві, в установі, організації наказом (розпорядженням) керівника утворюється комісія.

До складу комісії включаються працівники РСО та представники інших структурних підрозділів підприємства, установи, організації, яким надано допуск до державної таємниці за відповідною формою. За наявності на підприємстві, в установі, організації органу спеціального зв’язку, до складу комісії включається особа, яка має допуск до шифрів та шифрувальної роботи.

Комісія перевіряє стан забезпечення режиму секретності на підприємстві, в установі, організації, з’ясовує наявність умов, необхідних для провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, та складає акт перевірки стану режиму секретності.

Акт перевірки стану режиму секретності повинен містити інформацію про:

1. діяльність, пов’язану з державною таємницею, яку провадить чи провадитиме підприємство, установа, організація, характеристику та обсяг секретних відомостей, які використовуються або будуть використовуватися у зв’язку з провадженням такої діяльності, стан режиму секретності, його відповідність вимогам законодавства у сфері охорони державної таємниці
2. структуру РСО, його підпорядкованість, штатну чисельність працівників та їх функціональні обов’язки, призначення на посаду начальника РСО або працівника, відповідального за ведення обліку і зберігання секретних документів та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності
3. наявність та місцезнаходження спеціально обладнаних приміщень (зон, територій) для проведення секретних робіт, необхідної кількості сховищ матеріальних носіїв секретної інформації, їх відповідність вимогам щодо забезпечення режиму секретності
4. номенклатуру посад працівників підприємства, установи, організації, перебування на яких потребує оформлення допуску та надання доступу до державної таємниці (далі — номенклатура посад), кількість передбачених нею посад і фактичну чисельність працівників, яким вже надано допуск до державної таємниці
5. організацію і стан пропускного та внутрішньооб’єктового режиму, перелік інженерно-технічних засобів охорони із зазначенням їх відповідності вимогам до забезпечення режиму секретності
6. наявність перспективних і поточних планів забезпечення режиму секретності, в тому числі під час прийому іноземних делегацій та здійснення міжнародного співробітництва, стан їх виконання
7. наявність спеціальних засобів зв’язку та органу спеціального зв’язку, використання державних шифрів і криптографічних засобів, стан їх обліку
8. організацію і стан секретного діловодства, забезпечення технічного захисту секретної інформації
9. результати здійснення контролю за забезпеченням охорони державної таємниці (коли і ким проводилася остання перевірка, яких заходів вжито для усунення виявлених недоліків, виконання пропозицій і рекомендацій, із зазначенням номера та дати відповідного рішення щодо усунення недоліків тощо)
10. пропозиції щодо надання підприємству, установі, організації спеціального дозволу

Акт перевірки стану режиму секретності підписується членами комісії та затверджується керівником підприємства, установи, організації.

У разі коли спеціальний дозвіл надається підприємству, установі, організації вперше, заявка і акт перевірки стану режиму секретності оформляються та подаються органу СБУ підприємством, установою, організацією вищого рівня або замовником секретних робіт. В акті перевірки зазначаються відомості:

1. діяльність, пов’язану з державною таємницею, яку провадить чи провадитиме підприємство, установа, організація, характеристику та обсяг секретних відомостей, які використовуються або будуть використовуватися у зв’язку з провадженням такої діяльності, стан режиму секретності, його відповідність вимогам законодавства у сфері охорони державної таємниці
2. структуру РСО, його підпорядкованість, штатну чисельність працівників та їх функціональні обов’язки, призначення на посаду начальника РСО або працівника, відповідального за ведення обліку і зберігання секретних документів та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності
3. наявність та місцезнаходження спеціально обладнаних приміщень (зон, територій) для проведення секретних робіт, необхідної кількості сховищ матеріальних носіїв секретної інформації, їх відповідність вимогам щодо забезпечення режиму секретності
4. пропозиції щодо надання підприємству, установі, організації спеціального дозволу

Після отримання зазначених документів орган СБУ призначає спеціальну експертизу.

Питання про надання підприємству, установі, організації спеціального дозволу та встановлення категорії режиму секретності розглядається органом СБУ протягом місяця з дня отримання відповідної заявки.

У разі виникнення кризової ситуації, що загрожує національній безпеці України, оголошення рішення про проведення мобілізації та/або введення воєнного стану питання щодо надання спеціального дозволу на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, органам військового управління, військовим частинам, установам і організаціям, іншим структурним підрозділам Збройних Сил України, інших військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення, Державної спеціальної служби транспорту, Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, що відмобілізовуються, доукомплектовуються, заново формуються, розглядається органом СБУ у десятиденний строк з дня отримання відповідних документів.

Довідково: категорія режиму секретності - категорія, яка характеризує важливість та обсяги відомостей, що становлять державну таємницю, які зосереджені на підприємствах, в установах і організаціях.

Для проведення спеціальної експертизи орган СБУ утворює спеціальну експертну комісію. У разі потреби до її складу можуть бути включені фахівці інших підприємств, установ, організацій за погодженням з їх керівниками.

За наявності на підприємстві, в установі, організації органу спеціального зв’язку чи шифрувального органу та/або використання ними державних шифрів і криптографічних засобів захисту секретної інформації до складу спеціальних експертних комісій входять представники Держспецзв’язку.

Результати спеціальної експертизи оформляються актом спеціальної експертизи за формою згідно з додатком 2 до Порядку-939, який подається на розгляд керівнику органу СБУ для прийняття рішення.

На підставі поданих документів і акта спеціальної експертизи орган СБУ приймає рішення про надання підприємству, установі, організації дозволу та встановлення категорії режиму секретності.

Надання (переоформлення) дозволу здійснюється безкоштовно.

Строк дії спеціального дозволу установлюється органом СБУ залежно від обсягу секретних робіт, що проводяться відповідним підприємством, установою, організацією, ступеня секретності та обсягу пов’язаних з цими роботами відомостей, що становлять державну таємницю, категорії режиму секретності, але не може перевищувати п’яти років.

Якщо спеціальний дозвіл надається підприємству, установі, організації вперше, категорія режиму секретності встановлюється згідно із ступенем секретності робіт, які передбачено проводити відповідно до їх повноважень, державних завдань, програм, замовлень, договорів (контрактів), а строк дії такого спеціального дозволу не повинен перевищувати один рік.

Відмова в наданні спеціального дозволу приймається органом СБУ за відсутності умов, необхідних для провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, про що зазначається в акті спеціальної експертизи з посиланням на нормативно-правові акти у сфері охорони державної таємниці.

Повідомлення стосовно прийнятого рішення про відмову в наданні спеціального дозволу органи СБУ надсилають у письмовій формі підприємствам, установам, організаціям, що подали заявку, а також підприємствам, установам, організаціям вищого рівня чи замовникам секретних робіт. У повідомленні викладаються вимоги та рекомендації щодо подальших дій підприємства, установи, організації для недопущення витоку секретної інформації.

Наявність спеціального дозволу є підставою для обов’язкового укладення підприємством, установою, організацією договорів з підрозділами Державної фельд’єгерської служби та Державного підприємства спеціального зв’язку про доставку секретної кореспонденції.

Переоформлення спеціального дозволу здійснюється в порядку, передбаченому для його надання.

У разі закінчення строку дії спеціального дозволу матеріали для його переоформлення подаються органу СБУ не пізніше ніж за місяць до закінчення строку його дії.

Органам військового управління, військовим частинам, установам і організаціям, іншим структурним підрозділам Збройних Сил України, інших військових формувань, які змінюють умовне найменування та/або місце дислокації у разі оголошення рішення про проведення мобілізації, введення воєнного стану, спеціальний дозвіл не переоформляється. Про такі зміни орган військового управління надсилає у триденний строк до органу СБУ, який надав спеціальний дозвіл, відповідне повідомлення.

Документальні матеріали, пов’язані з виконанням органом Служби безпеки України функцій спеціально уповноваженого органу державної влади у сфері охорони державної таємниці, необхідно надсилати на адресу:

01601, м. Київ, вул. Володимирська, 33, Департамент охорони державної таємниці та ліцензування Служби безпеки України, або за місцем знаходження регіональних органів Служби безпеки України.

Для отримання інформації щодо порядку надання (переоформлення) дозволу пропонується звертатися до Департаменту охорони державної таємниці та ліцензування Служби безпеки України за тел. +38 (044) 408-49-24; (044) 408-47-62 та (044) 408-48-12